Notariusz – osoba zaufania publicznego? Co warto wiedzieć?

Kim jest notariusz? 

Notariusz nie jest prywatnym przedsiębiorcą, lecz organem ochrony prawnej Rzeczypospolitej Polskiej. Nie bez powodu spotkamy w kancelarii notarialnej godło Polski. Wciąż utrzymuje się też staropolskie, obecnie już tylko grzecznościowe określenie notariusza mianem rejenta. Jak stanowi art. 8 Prawa o notariacie, notariusz używa pieczęci urzędowej z wizerunkiem orła. Przy powołaniu notariusz składa wobec Ministra Sprawiedliwości uroczyste ślubowanie.

Każdy notariusz pełni funkcję publiczną, polegającą na wykonywaniu zadań powierzonych przez państwo, a związanych ze stosowaniem prawa. Dlatego zgodnie z art. 81 Prawa o  notariacie ma on obowiązek odmowy dokonania czynności notarialnej sprzecznej z prawem, co stwierdza w protokole.

Notariusz wykonuje swoje zadania dokonując czynności notarialnych w ramach swej kancelarii notarialnej. Zapewnia ona zaplecze dla jego czynności zawodowych. Obecnie nie istnieją już, powołane w okresie PRL państwowe biura notarialne przy sądach rejonowych, zatem notariat nie należy do struktur organów państwa. 

Po co iść do kancelarii?

W każdym miejscu, czy to w Warszawie, Gdańsku czy Olsztynie przepisy prawa wymagają wiarygodnego dokumentowania określonych zdarzeń. Szczególnie ważne jest dokumentowanie zdarzeń zachodzących w ramach tzw. obrotu prawnego. Najlepszym i najbardziej znanym przykładem jest tu obowiązkowe ze względu na przepisy Kodeksu Cywilnego sporządzanie umowy sprzedaży nieruchomości właśnie w formie aktu notarialnego (tzw. przymus notarialny).  Obok umów, również inne czynności notarialne dokonane przez notariusza zgodnie z prawem mają charakter dokumentu urzędowego. W procesie cywilnym mają większą moc dowodową niż dokumenty prywatne (zob. art. 244 k.p.c.).  

Obok umów kancelaria notarialna zajmuje się wieloma innymi czynnościami, które wskazuje art. 79 Prawa o Notariacie. Można w łatwy sposób zwrócić się do rejenta za pośrednictwem strony internetowej aby przygotował akt poświadczenia dziedziczenia lub, co ważne w dobie osiedlania się mieszkańców Olsztyna  w innych krajach Unii Europejskiej na stałe, podjął czynności  w sprawie europejskiego poświadczenia spadkowego. 

Notariusz sporządzi również w kompetentny i użyteczny w obrocie prawnym sposób poświadczenie lub spisze protokół.
Od 1 marca 2020 roku będzie mógł prowadzić rejestry akcjonariuszy prostych spółek akcyjnych. Z pewnością zainteresuje to przedsiębiorców działających w miastach takich jak Olsztyn, zwłaszcza że notariusz sporządza też projekty aktów, oświadczeń i innych dokumentów.
Ze względu na realia życia gospodarczego ważna jest też tajemnica notarialna oraz obowiązkowe ubezpieczenie notariusza od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przy wykonywaniu jego czynności urzędowych.

W razie wystąpienia szczególnych okoliczności notariusz może działać poza swą kancelarią, nie tylko na terenie np. granic miasta Olsztyn czy sąsiednich gmin. Poza kancelarią sporządza się ze względu na ich charakter protesty weksli i czeków oraz spisuje protokoły zgromadzeń wspólników spółek handlowych. Inne szczególne okoliczności to choroba strony lub nagły wypadek skutkujący obawą rychłej śmierci osoby zamierzającej dokonać danej czynności. 

Gwarancja jakości

Ważne dla osób zainteresowanych nabyciem nieruchomości jest to, że właśnie notariusz składa odpowiednie wnioski o wpis w księdze wieczystej. Udając się do kancelarii notarialnej, zwłaszcza w sprawach tak poważnych jak zakup domu albo nieruchomości na cele gospodarcze, można liczyć na gwarancje prawne co do profesjonalizmu notariusza. Artykuł 80 Prawa o Notariacie wymaga, by akty i dokumenty kancelarii były sporządzone zrozumiale i przejrzyście.

Notariusz z mocy prawa jest obowiązany do czuwania nad właściwym, realnym zabezpieczeniem interesów stron i ich praw. W związku ze skomplikowanym charakterem praw rzeczowych i powszechnymi, lecz błędnymi, wyobrażeniami mediów i rozmaitych doradców na temat hipoteki, zastawu czy tym bardziej np. przewłaszczenia na zabezpieczenie lub poddania się egzekucji w akcie notarialnym, bardzo ważny jest obowiązek notariusza udzielania stronom niezbędnych wyjaśnień na temat dokonywanej w kancelarii notarialnej czynności. Znajomość stanu prawnego i wysoki poziom wiedzy profesjonalnej zapewnia ustawowy obowiązek stałego podnoszenia kwalifikacji zawodowych.